# Organize-se

# Organize-se

Há pessoas que já nascem com um grau ótimo de organização, e não estou falando de obsessivos não, estou falando de pessoas que são realmente organizadas que seguem um “instinto de organização”.

 Mas há outras, como eu, que não nasceram com esse dom e que tem que descobrir maneiras de tornar seus dias mais efetivos, organizados e produtivos.

É por isso que vou citar alguns métodos populares e outros, talvez não tão populares, que eu uso e são ótimos.

GTD, nosso de cada dia!

O GTD (Getting Things Done, foi descrita inicialmente no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“, de David Allen), talvez seja o método mais difundido recentemente pela maioria dos blogs de organização e talvez seja o mais utilizado atualmente.

Quero deixar bem claro que não sigo o método e muito menos sou especialista, para quem quer saber mais sobre o assunto fica a dica do site www.efetividade.net, e do livro acima sitado.

Mas para quem não tem noção nenhuma o meto consiste em:

·          Criação de listas de tarefas e não o gerenciamento de tempo;

·          Toda a tarefa que dure menos de dois minutos deve ser feita imediatamente;

·          A criação de pastas e subpastas na organização de e-mail;

Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho de acordo com GTD:

·           Recolher  capturar todos os  recursos, tarefas, idéias, etc. Criando “caixas de entrada”.

·           Processar examinar tudo o que foi capturado e decidir qual o seu significado, objetivos...

·           Organizar  As tarefas vão para uma lista de tarefas, projeto para a lista de projeto, planos futuros para uma “incubadora”, informação de referência para uma arquivo, etc.

·           Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las.

·           Rever significa verificar que as listas e melhorar o sistema para obter melhores resultados.

E blá, blá, blá...

Pomodoro Suculento!

A Técnica Pomodoro foi desenvolvida por Francesco Cirillo. A técnica utiliza um cronometro para dividir o trabalho em períodos de tempo (normalmente 25 minutos) fazendo pausas para descanso.

O método é baseado na idéia de que pausas freqüentes podem aumentar a agilidade mental e diminuir a ansiedade.

Para programar a técnica você deve

1.        Escolher a tarefa a ser executada

2.        Ajustar o pomodoro (alarme) para 25 minutos

3.        Trabalhar na tarefa até que o alarme toque; registrar com um "x"

4.        Fazer uma pausa curta (3 a 5 minutos)

5.        A cada quatro "pomodoros" fazer uma pausa mais longa (15-30 minutos)

O planejamento, controle de tempo, gravação de registros e visualização são fundamentais para a utilização da técnica, pois permite que você separe tarefas complicadas das fáceis, priorize e não tenha nenhuma interrupção durante o processo de execução.

Na internet existem diversos sites que ajudam no uso dessa tecnica ai vai minha dica : http://www.25minut.es/
 

OneNote: uso e recomendo!

Uma das únicas coisas que procuro seguir do método GTD é “esvaziar a mente”, isso consisti em anotar tudo o que vem a sua mente sendo futuros projetos, idéias, pensamentos bons ou ruins e assim libertar sua mente para focar e realizar uma determinada tarefa.

E para isso eu utilizo o OneNote uma ferramenta do Office que funciona basicamente como um fichário virtual onde você pode separar por pastas, índices e adicionar varias paginas a esses índices. Abaixo segue o vídeo de como organizar as informações no OneNote.

Outra coisa que funciona muito bem pra mim, e que muitos personal organizers ficariam malucos de ouvir isso, é basicamente a criação da pasta diversos. Para mim funciona muito bem.

Basicamente salvo tudo o que chama minha atenção e que não tenho tempo de ver com calma no momento, e mando tudo para la, alias tenho uma pasta física também onde enfio correspondência, papeis de anotações que fiz durante o dia. E vai tudo para a pasta diversos sem feio nenhum, mas a única diferença é que no mínimo uma vez por semana sento e analiso tudo, normalmente crio uma nova pasta no OneNote e vou guardando, fazendo anotações e por ai vai.

Outra coisa é o arquivinho chamado um dia quem sabe!  Que tive a oportunidade de ler em um site que não me recordo o nome (infelizmente), mas que é muito útil, afinal você escreve um monte de idéias e depois as guarda em um arquivo de referencia e posteriormente consulta essas idéias que podem não ser muito úteis hoje, mas daqui dois anos quem sabe não é?

Quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos liberando recursos mentais que podem ser mais bem utilizados em outras coisas.

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projetos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente – a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma ação.

Por exemplo, se uma pessoa vai escrever um livro isso deve ser descrito como um projeto, já que uma tarefa deve ser realizada o mais rápido possível, então um projeto é desenvolvido como uma junção de varias tarefas como: tarefa um: decidir o assunto. Tarefa dois: descrever possíveis personagens... E o mais importante um projeto pode demorar anos para ser terminado enquanto uma tarefa dever ser realizada de imediato.  

Como projetos e tarefas são duas coisas diferentes, é melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projetos ativos.

E como você organiza suas tarefas projetos e tudo o mais , faça um comentário e convença –me.

Abraço e t+